Kolik vás mohou stát programy zdarma nebo krabicová řešení a kdy se vyplatí software na míru

Jak to vypadá v praxi

Typická situace: ve firmě všechno funguje. Věci jsou zapsané na několika místech, v Excelu, v krabicovém programu, v mailech, a lidé se v tom dobře orientují.

Viditelný problém nastane, když někdo onemocní, odejde nebo když přijde nový člověk. Najednou se ukáže, kolik věcí stálo na jednom člověku a kolik jich je zapsaných tak, že jim rozumí jen ten, kdo je zapisoval.

Neviditelný problém je práce navíc, kterou už berete jako samozřejmost. Představte si, že před každou poradou strávíte půl hodiny skládáním přehledu zakázek z tabulek a mailů. Nebo se posune jedna stavba a vy hodinu zjišťujete, koho můžete přesunout, které stroje budou volné a komu musíte změnu oznámit. Všechno se nakonec vyřeší a práce pokračuje. Po těch letech už to vlastně ani nikomu nepřipadá divné. Stojí ale za to podívat se, kolik z té práce je nutné rozhodování a kolik jen dohledávání a přepisování údajů. Kolik času to stálo, se většinou ukáže až po zavedení nového systému, když je najednou čas na práci, na kterou dřív nezbýval.

Excel ani krabicová řešení nejsou problém. Problém je, že se neohnou

Excel i krabicová řešení jsou dobré nástroje a na udržování informací stačí. Potíž je jinde: data v nich jsou zapsaná, ale nikdo s nimi automaticky nepracuje. Musí na ně myslet lidé.

Příklad: v tabulce máte, komu kdy končí platnost řidičského průkazu, strojnického průkazu nebo školení. Kdo jede do zahraničí, potřebuje platnou zelenou kartu k autu. Všechno je zapsané. Jenže když někomu platnost skončí, tabulka se neozve. Na to musí přijít člověk. A když na to nepřijde, je zle.

Excel sice při dobrém nastavení zvládne společnou práci i historii změn. Když si ale každý vede vlastní kopii tabulky, snadno přestane být jasné, která verze platí. U velkých tabulek je navíc čím dál těžší se v nich vyznat. Filtrování a řazení se dá nastavit, ale čím víc dat a sloupců, tím složitěji. Něco z toho Excel částečně zvládne. V programu na míru se to ale dá ohnout přesně podle toho, jak to lidé ve firmě potřebují.

Krabicová řešení mají potíž z druhé strany. Jsou postavená pro průměrnou firmu, a proto se hodí na začátek a pro firmy, které pracují jako většina oboru. Když ale potřebujete něco, co neumí, většinou to nepřidáte. Některá dražší řešení jde za příplatek upravit, ale i tak čekáte, zda a kdy to dodavatel udělá. A často se platí za každého uživatele, takže s každým novým člověkem je program dražší.

Software na míru stojí na začátku víc. Na rozdíl od obou zbylých cest se ale přizpůsobí vám: data jsou vaše a na jednom místě, a když se změní postup, upraví se program.

Přesto jsou krabicová řešení v hodně případech dostačující. Pokud vám sedí, není důvod je měnit.

K zamyšlení: kolik vás dnešní stav potenciálně stojí

Nejpřesnější číslo ale nemá žádný průzkum. Má ho každá firma sama. Pro zamyšlení pár věcí, které si můžete spočítat:

Pokuty, kterým se dá předejít. Na stavbách se za porušení bezpečnosti práce platí smluvní pokuty. Z naší zkušenosti to na menších stavbách bývá zhruba 5 000 Kč, na přísných klidně kolem 50 000 Kč za jedno porušení. Stačí poslat na stavbu člověka s prošlým školením nebo průkazem. Program, který platnosti hlídá sám, pomůže takovým pokutám předejít.

Čas majitele. Hodina majitele firmy stojí mnohem víc než hodina zaměstnance, protože rozhoduje o zakázkách a lidech. Každá hodina, kterou nemusí hlídat termíny a hledat informace, je hodina na obchod a vedení firmy. Když si jeho čas převedete na hodinovou sazbu, i pár hodin týdně dělá za rok velkou částku.

Psaní obchodních mailů. Když program s umělou inteligencí zkrátí psaní mailů o 80 %, spočítejte si, kolik hodin týdně dnes maily píšete, a vynásobte to.

Diktování místo psaní. Kolik času denně lidé zapisují věci do počítače nebo telefonu? Když je mohou nadiktovat a program je zapíše sám, ušetří se velká část tohoto času, i na cestě nebo na stavbě.

Chyby, které se nestanou. Když program při plánování upozorní na střet termínů nebo AI předem promyslí rizikové scénáře, na které byste jinak přišli až v praxi, ušetří to práci, která by se dělala dvakrát.

Poplatky za uživatele. Kolik ročně platíte za krabicová řešení, kde se platí za každého člena týmu?

Co je software na míru a jak vypadá u nás

Software na míru je program napsaný podle toho, jak vaše firma pracuje. Nepřizpůsobuje se firma programu, ale program firmě. Každý systém stavíme od nuly na míru a pomáhají nám zkušenosti z předchozích systémů, takže víme, co funguje a co ne. V praxi to znamená:

Jedno místo místo několika aplikací. Často se do něj dá sjednotit několik programů, které dnes používáte zvlášť.

Hlídá za vás. Konce platností, termíny, střety v plánu. Když něco nesedí, ozve se sám.

Ovládání hlasem. Kdo se nechce učit nové rozhraní, klikne na tlačítko, řekne, co potřebuje, a jen schválí, co program navrhne.

Jednoduchý na ovládání. Dá se navrhnout tak, aby se v něm lidé vyznali bez dlouhého učení.

Podobný tomu, co znáte. Pokud jste dřív používali nějaký program, nový může vypadat podobně, aby si lidé nemuseli zvykat.

Ve vašich barvách. Program může nést vaši značku, barvy a logo.

Mluvíme z vlastní zkušenosti. Takovou aplikaci jsme si postavili i pro sebe. Máme v ní všechno na jednom místě, věci jsou mezi sebou propojené a spousta se jich děje sama.

Pro naše dlouhodobé klienty v ní máme klientský portál. Najdou v něm na jednom místě všechno, co od nich potřebujeme, i všechny hotové výstupy, takže nic nemusí hledat v mailech, když potřebují něco stáhnout nebo poslat dál.

Externisté mohou aplikaci ovládat hlasem, což jejich práci samo o sobě zrychluje. A když s někým spolupracujeme jen jednorázově, buď aplikaci jednoduše používá přes hlasové ovládání, nebo mu přes ni snadno předáme podklady a firemní pravidla, jak se u nás co dělá.

Nástěnkaklikací ukázka

Dobré ráno, Radko

Zítra vyjíždějí tři party. Dva lidé zatím nepotvrdili nástup, jinak všechno podle plánu.

3stavby běží46 z 52lidí v terénu4volní lidé2stroje v servisu

Vyžaduje pozornost

Dva lidé nepotvrdili zítřejší nástupVítkovice: Šimková nepotvrdila, Sikora pokyny neotevřel.zítra 7:00

Sklápěč DAF, 3T7 8412: STK končí 15. 8.Řidič J. Bartoš. Klikem naplánujete, jinak připomenu týden předem.za 32 dní

Podívejte se, jak to vypadá

Pět věcí, které naznačují, že je čas na software na míru

Pokud se poznáváte ve třech a více bodech, vyplatí se zkusit si spočítat, kolik vás dnešní stav stojí. Pomůžou vám s tím otázky výše.

Kolik může takové řešení stát

Řekneme to rovnou: řešení na míru není levná věc. Orientačně:

Jednoduché nástroje stojí v nižších stovkách tisíc korun.

Středně velké systémy vyjdou na vyšší stovky tisíc až nižší miliony.

Komplexní systém pro řízení celé firmy, nebo dokonce několika firem, stojí miliony.

Cena se odvíjí hlavně od toho, kolik lidí bude program používat, kde poběží, na co všechno bude napojený, kolik bude mít modulů a zda jde o něco běžného, nebo o hodně specifický software. Cena většinou zahrnuje i duševní vlastnictví, takže program pak patří vám.

K tomu se může platit měsíční poplatek za provoz, opravy a drobné úpravy, obvykle 2 až 4 % původní ceny. Nové moduly se domlouvají zvlášť. Podmínky se sepisují do smlouvy o úrovni služeb (SLA), tedy dohody o tom, co se v rámci poplatku řeší a jak rychle. Není ale vždy povinná, rozsah je na domluvě.

Dobrá zpráva: investice může na první pohled vypadat vysoká. Když se ale do řešení na míru jde po rozumném rozboru, v drtivé většině případů se vrátí. Někde už první měsíc, jinde za rok.

Spočítat si to můžete sami: kolik hodin týdně lidé ve firmě stráví hledáním, přepisováním a hlídáním termínů? Vynásobte to tím, kolik vás hodina jejich práce stojí, a připočtěte poplatky za uživatele a pokuty, kterým program předejde. Výsledek porovnejte s cenou řešení.

Kdy zůstat u toho, co máte

Na vaši potřebu existuje dobré krabicové řešení. Pokryje ji celou a lidé ho opravdu používají. Pak není důvod stavět vlastní. Než se do řešení na míru pustíte, vždy se vyplatí podívat, zda už něco takového neexistuje.

Věc dělá jeden člověk párkrát měsíčně. Tam často stačí tabulka. Záleží ale i na tom, kolik času úkol zabere a co může způsobit chyba.

Postup ve firmě ještě není ustálený. Zde ale nejde o důvod vzdát to. U administrativy, tedy poptávek, nabídek, plánování lidí a techniky nebo evidence, vám dokážeme pomoct postup nejdřív ujasnit a teprve potom ho převést do programu. U hodně specifických výrobních postupů je lepší začít u odborníka na danou výrobu.

Jak to u nás probíhá

Největší riziko softwaru na míru je, že se dělá moc modulů najednou, nebo že ho lidé ve firmě nebudou chtít používat. Proto postupujeme takhle:

1. Nejdřív firmu projdeme. Probereme ji s lidmi, kteří s programem budou pracovat, a zjistíme, co má smysl a co je zbytečné.
2. Na začátek dva až tři moduly. Když se dělá hodně modulů najednou, žádný z nich není dotažený na sto procent. S menším počtem se dají pořádně odladit. Hotové moduly vám předáme, vy nám dáváte průběžnou zpětnou vazbu, a když je vše odsouhlasené, navazujeme dalšími.
3. Aby to lidé opravdu používali. Součástí je zaškolení a většinou i průvodce přímo v aplikaci, který lidi programem provede. A kdo se nechce učit nové rozhraní, může program ovládat hlasem: řekne, co potřebuje, a jen schválí návrh.

Data z tabulek, které dnes používáte, se do aplikace převedou, takže se nezačíná od nuly. Data i aplikace zůstávají vaše.

Pokud vám z článku vyplynulo, že by u vás řešení na míru mohlo dávat smysl, ozvěte se nám. Projdeme to spolu a řekneme upřímně, zda se vyplatí, nebo zda stačí to, co máte.

Zdroje: PlanGrid a FMI, Construction Disconnected (2018, 599 respondentů, z toho 500 z USA). Pokuty a návratnost jsou z naší zkušenosti.